事務所を賃貸するときの契約内容とは?
このサイトでは、事務所や自宅を賃貸する場合契約内容にどのような違いがあるのか紹介します。
オフィス兼自宅で仕事をする場合のメリットは、通勤しなくても良いという点になります。
デメリットはプライベートと仕事の境界線があいまいになってしまうことがある点です。
新しくオフィスを借りた場合は、得意先や顧客に転移の通知をおこなう必要があります。
パソコンなどで作成した案内状を郵送するケースが多いです。
場所がはっきりわかるように地図などもつけると良いです。
事務所を賃貸するときの契約内容とは?自宅と事務所とで契約内容がどのように違うのか
事業用事務所の賃貸物件と居住用賃貸物件では初期費用に違いがあり、事業用の方が居住用に比べて高額な初期費用が必要になります。
住んでいる自宅を事務所に使うためには、現在借りている賃貸物件の賃貸契約書が事業用利用への制限に関する規定があるのが契約内容をチェックする必要があます。
居住用か事業用かで税金面が変わってくるので、居住用の場合は契約書にその旨の記載がされていることが多いです。
賃貸契約書が居住用で賃貸期間が1ヶ月以上と明記されていれば、事業用として使用することができません。
賃貸契約書の内容に明記されていない場合は、オーナーや管理会社に尋ねる必要があります。
しかし人の出入りが少なく他の住居人に迷惑がかからないのであれば許可が下りるケースもあります。
事務所を開くと課税される税金の名称と種類
事務所を借りて事業を行うと様々な問題が発生してきます。
その問題の1つが税金です。
事業所税は一定規模以上の事業を行っている事業主を対象に課税されるのですが、事業所の床面積を対象とする資産割と従業者の給与総額を対象とする従業者割とに分けられます。
こちらの税金は都市環境の整備や改善に関する事業の財源に充当する目的の税で、地方税法で定められた都市だけで課税が決められた市町村税です。
事務所の規模で違ってきますが、東京だと床面積が1000平方メートルあたり600円です。
つまり事業所税は、一定の規模の建物を保有している個人や法人に課される地方税ということです。
これによく似た言葉が事業税で、事業所税とは違い、事業を経営する個人には個人事業税、法人ならば法人事業税として、自身の所得や収入に応じて課せられる地方税です。
個人事業税の場合は法で定められた70の業種により税を払う率が違います。
法人事業税は資本金や事業の所得によって税率が違ってきます。
そして自治体によっても異なります。
業種の判断は税務署で判断され、実際にどのような仕事をしているかによって支払い率が決められます。
あまり就く人がいない特殊な業種ならば、地方税法の定める法定業種に入っていない可能性もあります。
1度個人事業税の支払いが必要かどうか確認しましょう。
事務所の移転先での参考にできるレイアウトの仕方
事務所移転をした時に移転先でのレイアウトをどうするかを考える時には、まず必要なお部屋を紙に書き留めることが大事です。それをしないと作るべき部屋を忘れてしまうこともあります。最初は応接室から決めていくことです。 お客様あっての会社ならばなおさら重要なポイントなので覚えておくことです。応接室を配置できれば他はスムーズに決めることができます。事務所の入口近くに応接室など作ることが一般的です。日当たりがいい場所ですと商談もしやすくなります。お客様用やすぐにお茶が出せるように給湯室も必要になります。お客様の気持ちになって導線を考慮しながら決めていくといいです。社長室や社員が仕事をするスペースを考えます。役員がいる時は役員の席も考える必要があります。最初は基本的な配置として机を向かい合わせるタイプから考えていくと机が何台置けるか把握できます。イスと壁の間は最低でも1メートル開けるといいです。あまりにも狭いと通るたびに仕事をしている方を立たせたりすることになります。配置はいろいろ変えてみて、いいと思った形に決まった時は実際にみんな座ってもらって、感じをチェックするといいです。机とイスだけと実際に座った時では感じ方が変わります。
事務所を移転する時の準備や注意点を把握しておく
事務所移転の時には普通の住宅ではないので、移転までに小さければ6か月くらい、大きければ8か月くらい見た方がいいです。テナントで借りてるならば、解約報告をしたり、原状復帰をすることになります。事務所移転の時は移転チームを別に作ることが重要です。次の移転先を決めることが必要となります。配線工事が必要ならば工事を依頼しなければならないです。一か月前になってくると、実際に引っ越しの準備に取り掛かります。家具をトラックに積み込んで起き、移転当日に搬入してもらうように業者に依頼が必要なのです。事務所にあるものは量が半端ないので、必要がないものは時間がある時に梱包しておくことが必要になります。移転の時の注意点としては、取引先の会社や銀行など企業へ移転案内状を送付やメールで連絡をしておくことになります。早すぎないように1か月前に送付するといいです。移転すると住所がすべて変わりますので、社名入りの封筒や名刺、パンフレットなど変更漏れがないことが重要となります。移転をすると大量のごみが発生することになります。ごみの処分の仕方も確認しておく必要です。ごみの中には会社の機密情報が含まれてる書類が混じっている可能性もあるので、秘密事項の書類は厳重に別の場所に保管しておく必要があります。先に小さなものから運んで、大きな棚とか机などは最後にまとめて運ぶといいです。
快適に過ごせる事務所となるようにオフィス空間を整える
事務所移転の時には普通の住宅ではないので、移転までに小さければ6か月くらい、大きければ8か月くらい見た方がいいです。テナントで借りてるならば、解約報告をしたり、原状復帰をすることになります。事務所移転の時は移転チームを別に作ることが重要です。次の移転先を決めることが必要となります。配線工事が必要ならば工事を依頼しなければならないです。一か月前になってくると、実際に引っ越しの準備に取り掛かります。家具をトラックに積み込んで起き、移転当日に搬入してもらうように業者に依頼が必要なのです。事務所にあるものは量が半端ないので、必要がないものは時間がある時に梱包しておくことが必要になります。移転の時の注意点としては、取引先の会社や銀行など企業へ移転案内状を送付やメールで連絡をしておくことになります。早すぎないように1か月前に送付するといいです。移転すると住所がすべて変わりますので、社名入りの封筒や名刺、パンフレットなど変更漏れがないことが重要となります。移転をすると大量のごみが発生することになります。ごみの処分の仕方も確認しておく必要です。ごみの中には会社の機密情報が含まれてる書類が混じっている可能性もあるので、秘密事項の書類は厳重に別の場所に保管しておく必要があります。先に小さなものから運んで、大きな棚とか机などは最後にまとめて運ぶといいです。
新規に事務所を構えるには最低限必要な設備があります
快適に過ごせる事務所となるように、オフィス空間を整えていくためにできることをしっかりと行っていくことが課題です。事務所の空調にもきちんとこだわり、古いものを使い続けている方は、新しいものに変えていくことに注目することをおすすめします。新しいものに変えた結果、過ごしやすい空間に変えていくことができるようになるため、安心感を持てます。業務用エアコンを新しく買い替えるなど、新機能が使えますし、省エネ効果も高めていくことができます。使いやすいものを見つけることができるように、空調にもしっかりとこだわっていくことは必要です。快適に過ごすことができる空間づくりを考えていったときに、事務所の情報をチェックしていくことは必要です。サポートができるサービスを選択することによって、安心できる方も多いです。エアコンの取り付け工事など、取り付けが丁寧であり、その後の対応も丁寧なところを選択できるようにする事が必要になります。
貸事務所の物件を専門に取り扱う不動産会社
事業をスタートさせたり、営業所の移転や営業エリアの拡大で、新たに貸事務所や賃貸オフィスが必要となります。駅周辺やウェブサイトなどで探すと、大手企業から個人経営まで不動産を扱う業者が多く見られます。こちらでもある程度の物件数などの情報は得られるのですが、より多くの中から探したいのなら一般的な住居の賃貸とは別に、貸事務所や賃貸オフィスを中心に取り扱っている不動産会社を利用すると良いかもしれません。専門のウェブサイトを利用すれば、多くの物件の中から住所や最寄りの駅などから簡単検索が可能です。住所や築年数、広さや賃料など知りたい情報が記載されています。また随時新着物件が公開されるので、忙しい仕事の合間でも効率良く探せます。希望の物件が見つかったら、メールや店舗にてお問い合わせや相談が可能です。貸事務所や賃貸オフィスを専門にした不動産会社なら、情報量で営業スタイルにふさわしい物件が見つかるでしょう。
事務所を借りないで住所を借りるバーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスは、好きな住所を借りられるサービスです。現実のオフィスはありません。自宅を仕事場にしている人や、ECサイトを運営している人などが自宅の住所を公開することなく事業を営むためのサービスです。
取り扱う品物によっては、それに見合う住所にすると顧客の信頼を得られる場合もあります。事務所をほとんど使わなかったり、事業を始めたばかりで事務所を借りる資金がない場合にも利用できます。
バーチャルオフィスは、ほとんどの場合に会社登記が可能です。賃貸物件の規約やオーナーとの取り決めで会社登記ができない時にも使えます。郵便物の受取と転送や、電話番号が付帯しているサービスもあります。
電話番号がついている場合は、自分で電話対応する必要がありません。あとから、メールなどで内容を伝えてもらうことが可能です。
実際のスペースや会議室が利用できる場合もありますが、多くはオプションになっています。サービスによって内容は様々なので、借りる前に確認しましょう。
事務所を作らずに在宅勤務を取り入れることのメリット
近年では事務所などを持たずに在宅勤務を取り入れる企業が非常に多くなってきています。このような勤務体系には、多くのメリットがあるとは言え、反対にデメリットがあるのも事実です。これらの両方を踏まえた上で、導入に踏み切るかどうかを把握しておくと良いでしょう。
事務所を持たず在宅勤務を導入することのメリットとしては、1つに優秀な人材が確保しやすくなることが挙げられます。通勤時間が減ってプライベートと仕事を切り替えられる勤務を提案すれば、柔軟な働き方をしたいと考える人材が確保しやすくなります。
これに伴い従業員の私生活も豊かになり、緊急時でも通常通り業務を行える可能性が高まります。またペーパーレス化、オフィスの家賃などコストの削減につながることでしょう。
反対にデメリットとしては、業務の進み具合が社員の自己管理力に左右されたり、社員同士のコミュニケーションがおろそかになってしまうことが挙げられます。勤怠管理や評価の査定もしにくく、このような場合には、ITツールを上手に活用することが重要です。
心理的に居心地がよい事務所を作るコツとは
事務所は、従業員たちが長く過ごす場所です。フルタイム勤務の場合には一日の三分の一の時間を過ごすことになります。
従業員たちがリラックスできるように、心理的に居心地がよい空間にしておくとよいでしょう。居心地がよい事務所ならば、仕事のモチベーションが高まりやすくなるため、作業効率アップや生産性の向上も期待できるようになります。
心理的に居心地がよい事務所に仕上げるポイントは、レイアウトと配色です。スムーズに移動できるように、デスクやオフィス機器の配置を見直してみてください。
また色も心理に大きな影響を及ぼします。すっきりした印象にしたいのであればホワイト系で統一するのがおすすめです。
観葉植物を飾ったり、壁におしゃれなアートなどを飾ることでも、リラックスした空間に仕上げることができます。ストレスがたまりやすい業務の場合には、事務所でアロマを炊いてみるのもよいかもしれません。リラックス効果の高い香りを選んでみてはいかがでしょうか。
風通しの良い事務所でビジネスの生産性を高める
事務所を探しているなら、風通しの良い物件を選ぶことで様々な恩恵を受けることができます。昨今になって高まっている健康志向から常にクリーンな空間を作り出すことが求められており、複数人が過ごしている場所では数時間に1回は窓を開けて換気をするケースが増えています。
それを効果的に行うには屋内の空気を外部へ輩出しながら、新鮮な外気を部屋の隅々まで行きわたらせて入れ替えることが必要です。
一方、ここ数年の世界情勢の先行き不安や燃料代の高騰はこれから先も継続することが予想されており、ビジネスのシーンでも厳しい選択が求められています。従業員が健康を維持しながら快適に仕事をするためには、環境を整えることも大切です。
ここで問題となるのが光熱費、冷暖房費などの経費ですが、窓を開けることで風を取り入れて室内の温度を低下させることができれば、電気代を節約することも可能です。これらをより効果的に行うためには、風通しの良い事務所が最適です。
事務所に女性スタッフを配置してきめ細かな対応
昨今ではジェンダーバランスについて考える方が増えていますが、それでもビジネスの世界では旧態依然とした慣習や考え方が根強く残っているのも確かです。
そんな中で事務所には女性スタッフを配置して、きめ細かな対応をしてもらうことでビジネスを成功へと導くケースがいくつもあります。
容姿端麗で仕事がしっかりとできる人材ならば、取引先様からの好感度も上がり、ぜひ一緒に仕事をしてみたいという気持ちにさせる効果があり、商談の成立や業務提携などを成功させる可能性を大幅に広げることが可能です。
もしも男性ばかりの職場ならばもうひとつ盛り上がらない雰囲気だったとしても、1人入ることで華やかさが加えられて事務所の雰囲気が一変し、社員のモチベーションが飛躍的に向上します。
そして何より女性ならではの繊細さと気づきによって素晴らしい仕事ぶりが高く評価されていることから、優秀な人材を採用する事例が増えています。ビジネスを成功へと導きたいなら、事務所に配置する人員をじっくりと検討したいところです。
事務所のモチベーションの向上の仕方と重要性
事務所においてモチベーションを高めるためには、環境や組織文化が重要です。
まず、快適で働きやすいオフィス環境を整えましょう。
清潔で整頓されたスペースは働く意欲を高め、仕事の効率も向上します。
また、自然光を取り入れたり、植物を配置することで、従業員の健康や生産性にポジティブな影響を与えることができます。
コミュニケーションの促進もモチベーション向上に寄与します。
オープンなコミュニケーションの文化を醸成し、チームメンバーがアイディアを共有しやすくすることで、協力関係が深まります。
また、会議やチームビルディングイベントを通じて、メンバー同士のつながりを育みましょう。
また、クリアで具体的な目標を設定し、達成感を味わえる状況を作り出すことも大切です。
目標達成に向けた進捗を共有し、成果に対するフィードバックを行うことで、従業員は仕事への意欲を維持しやすくなります。
さらに、事務所での働き方の柔軟性も影響を与えます。
フレキシブルな労働時間やリモートワークの導入は、従業員が仕事と生活のバランスをとりやすくし、ワークライフバランスを向上させます。
最後に、リーダーシップの重要性も強調されます。
リーダーは従業員の個々の強みや成長をサポートし、ポジティブな方向へ導く役割を果たします。
事務所はフリーアドレスにしてイノベーションを創出
昨今では従業員ひとりひとりに決まった席を設置しないフリーアドレスを採用した事務所が増えており、これまでに無かった効果をもたらしています。
フリーアドレスのデスクやシートは、誰でも自由に利用することができます。
毎日違う環境で新鮮な気持ちで仕事に臨むことができ、パーソナルな空間を作り出して集中することができます。
この環境で大きな効果があるのが、イノベーションの創出が期待できるところです。
異なるセクションの従業員が居合わせることで日常とは違う対話が生まれ、同一のセクションの人材だけでは不可能だったアイデアが思いつくなど、数々の成果を上げています。
ここでの話し合いがきっかけに新プロジェクトを立ち上げたり、新商品が開発されたなどの好事例が誕生しています。
いつも同じメンバーならば膠着してしまいがちですが、毎日のように違うメンバーで話すことで新鮮さが得られるのと同時に新たな発想が生まれやすい環境を事務所に与えてます。
事務所のゾーニングを考えることで快適な労働環境を目指す
快適にデスクワークを続けられる環境を構築するためには、事務所のゾーニングを意識してスペースの配分を決めることを推奨します。
従業員だけが利用する執務室や会議室などのスペースを、近い場所にまとめて配置することも重要です。
エントランスから従業員のデスクまでの距離が長いと、仕事を始めるたびに長距離を移動することになり、余計なストレスを与えることになりかねません。
従業員が使用するデスクと、会議室と休憩場所の距離を短くすることも意識しておきたい点です。
来客だけが使用する応接室などのスペースは、従業員の会話が聞こえない場所に配置することを重視してください。
従業員の会話がうるさく感じると来客に不快感を与えてしまったり、企業に関する情報が筒抜けになる可能性もあります。
ゾーンごとのコンセプトを決めて、移動にかかる時間を計測することで事務所のゾーニングを成功させてください。
喫煙室を設置する際にはタバコの煙や臭いが、周囲に届かないように配置を決める必要があります。
事務所の原状回復義務について知っておこう
事務所を移転する際には、「原状回復義務」という重要なポイントを理解しておく必要があります。
原状回復義務は、賃貸物件を借りていた際に退去するときに物件を借りた当初の状態に戻す義務のことを指します。
事務所を使っている間に生じた壁の傷や床の損傷などを修理し、もとの状態に戻さなければなりません。
ただし、原状回復の範囲には限度があります。
自然な経年劣化や借主の責任ではない損傷については、原状回復の対象外となることが多いです。
例えば長年の使用によるカーペットの色あせや、壁紙の自然な劣化などは借主が修理する必要はありません。
しかし事務所内で行った改装や設備の追加に関しては、退去時に元の状態に戻す必要があります。
例えば部屋の間仕切りを設置したりカスタムメイドの棚を取り付けたりした場合、これらを撤去しもとの状態に戻すことが求められることが一般的です。
原状回復には費用がかかるため、事務所を借りる際にはどの程度の改装が許可されているのか、また退去時の原状回復にどのような条件があるのかを、賃貸契約を結ぶ前に確認しておくことが大切です。
最寄り駅からアクセスしやすい事務所を探すなら
もし今後円滑なビジネスを実行したいなら、できるだけ駅から近い場所に事務所を構える必要があります。
自分や他の社員が通いやすい場所に事務所があるとアクセスがすごく楽になりますし、各自の業務がよりスムーズに進みます。
しかも取引先の社員の方々が足を運びやすくなるので、多くのビジネスを上手に進行させることが可能になるはずです。
またその事務所に十分な数の駐車場が備わっていると多くの来客を受け入れられるため、車を扱う人にとってもすごく助かります。
こういった事務所を探すなら、インターネットを活用することをおすすめします。
各不動産会社がそれぞれの公式ホームページ内で価値の高い物件をたくさん扱っているので、定期的にチェックすることを推奨します。
パソコンやスマートフォンがあればいつでも実行可能なので、気になる物件を登録しておくと良いです。
こうしておけば物件が空いた時や値段が下がった時に速やかに通知してくれますし、その後の交渉にきっと有利になります。
事務所の立地選びで成功するための重要ポイントと具体的な対策
事務所を開設する際は、立地選びが重要なポイントとなります。
まず、事務所の立地はアクセスの良さが求められます。
主要な交通機関からの距離が近く、従業員や顧客がスムーズに訪問できる場所が理想です。
また、周辺の環境も大切です。
飲食店や商業施設が充実しているエリアは、従業員の働きやすさにもつながります。
一方、静かな住宅街は落ち着いた業務環境を提供します。
さらに、事務所の広さとレイアウトも考慮しなければならない要素です。
従業員の人数に応じたスペースを確保することが重要であり、将来的な増員にも対応できる柔軟性が求められます。
入居予定の物件が、必要な設備やインフラを備えているかを確認することも忘れてはいけません。
最後に、コスト面も慎重に検討する必要があります。
家賃や管理費だけでなく、初期の改装費用や運営費用も考慮に入れるべきです。
適切な事務所の立地選びは、事業の成功に直結する大切な要素です。
事務所開設時に必要なオフィス機器の選定方法と実際の活用例
事務所を開設する際には、必要なオフィス機器を適切に選定することが求められます。
基本的なオフィス機器としては、パソコン、プリンター、電話機、そして複合機などがあります。
パソコンは、事務作業やコミュニケーションに欠かせない機器です。
ノートパソコンかデスクトップパソコンのいずれかを選びますが、業務内容によっては両方を持つのも一案です。
プリンターは、書類の印刷に役立ちますが、カラー印刷の必要がある場合はカラープリンターを選ぶと良いでしょう。
電話機も事務所には必要です。
固定電話と携帯電話の両方を揃えることで、連絡手段が増えます。
さらに、複合機はプリンター、スキャナー、ファクスを一体化したもので、スペースの節約ができます。
その他のオフィス機器として、ネットワーク機器、シュレッダー、書庫などが挙げられます。
これらの機器を適切に選び、効率的な事務所運営を実現してください。
事務所移転時に欠かせない挨拶状の書き方と注意点についてのガイド
事務所を移転する際には、挨拶状の作成が重要なポイントとなります。
事務所移転によって取引先や関係者に対して新しい住所を知らせると同時に、これまでの関係に感謝の意を示すことができます。
このため、丁寧でわかりやすい挨拶状を作成することが求められます。
まず、挨拶状には移転の日時と新住所を明確に記載しましょう。
これにより、関係者がスムーズに新しい事務所にアクセスできるようになります。
また、感謝の言葉や今後の協力を呼びかけるメッセージも添えることで、関係者との良好な関係を続けることができます。
次に、挨拶状の形式についても注意が必要です。
ビジネスの正式な文書として、挨拶状はシンプルでわかりやすい文章であることが望まれます。
また、誤字や脱字がないようにしっかりと見直しを行いましょう。
さらに、送付先リストも事前に整備しておくことが大切です。
取引先・顧客・関係機関など、送付が必要な全ての相手に確実に挨拶状を届けるためには、リストの作成と確認が不可欠です。
これらのポイントを押さえた挨拶状を作成することで、事務所移転の際にもスムーズに移行ができ、関係者との信頼関係を保つことができるでしょう。
事務所を決めるときには配線も必ずチェック
事務所を選ぶ際には、まず立地や広さ、家賃など基本的な条件を確認します。
しかしながら、見落としがちな重要ポイントの一つが配線です。
配線の配置や状態が良好でないと、業務に支障が出る場合があります。
例えば、業務で大量の電気機器を使用する場合や、インターネット接続が重要な場合、配線の状態は特に重要です。
また、配線の場所や数が少ないと、延長コードや追加の工事が必要になることもあります。
これは費用と手間がかかるだけでなく、配線のごちゃつきによる見た目の問題も引き起こします。
そのため、事務所を選ぶ際には、配線の状況を必ず確認してください。
具体的には、電源コンセントの数や位置、インターネット回線の接続可能な場所などをチェックすると良いでしょう。
さらに、将来的な設備の増設も見据えて配線の余裕があるかどうかも確認することが重要です。
これらのポイントを押さえておけば、事務所選びの失敗を防ぐことができます。
ぜひ事務所を決める際には、配線の状況を見逃さないようにしましょう。
事務所の開設に必要な届け出手続きの完全ガイド
事務所を開設する際には、まず届け出が必要になります。
特に、新たに事務所を開設する際には様々な手続きが伴います。
一般的な届け出手続きとしては、税務署への開業届や社会保険、労働保険などがあります。
まず、税務署には事業開始から1か月以内に「個人事業の開業・廃業等届出書」を提出する必要があります。
また、社会保険についても日本年金機構への届け出が求められます。
従業員を雇用する場合には、労働保険の手続きも重要です。
さらに、事務所の所在地によっては、自治体への特定の許可や届け出が必要になることもあります。
例えば、飲食業や美容業の場合、保健所への届け出が求められます。
特定の業種に対応した手続きも事前に確認しておくことが大切です。
以上のように、事務所を開設する際には多岐にわたる届け出手続きが必要です。
事前にしっかりと準備を行い、必要な手続きを漏れなく進めることでスムーズなスタートが切れます。
事務所に関する情報サイト